Transactional Services

Transactional Services

A Transactional Services (TS) osztály a legnagyobb - több mint száz munkatársat foglalkoztató - egység az Cemex Shared Service Center-ben.

A Franciaországban, Németországban, az Egyesült Királyságban, Lengyelországban, Csehországban és Lettországban működő Cemex vállalatok számára nyújtott szolgálatatások alapján a Transactional Services az alábbi csoportokra osztható:

Invoice Matching Team

Clearing Team

Payment Team

Integration&Master Data Team

Fixed Assets Team

Travel Expense Team

Cash Disbursement Team

Invoice Matching Team

Egy-egy kisebb csoport támogatja az Egyesült Királyságot, Franciaországot és Németországot. Felelősségi körükbe tartozik olyan meghatározott feladatok ellátása, amelyek biztosítják, hogy a TS ügyfél törvényes pénzügyi kötelezettségei, a beszállítók számára megtérítendő költségeivel kapcsolatban, időben és pontosan teljesítésre kerüljenek.Részletesebben ez a következőket jelenti:

• Szállítói számlák feldolgozása
• beérkező számlák ellenőrzése és bevitele az SAP-rendszerbe
• amennyiben a megrendelés (purchase order), a szállítólevél és a beérkezett számla adatai között eltérés van, a számla továbbítása az illetékes személynek
• Hóvégi zárással kapcsolatos tevékenységek
• Teljesítménymutatók (KPI) készítése
• SOX-megfeleléssel és audittal kapcsolatos ellenőrzési folyamatok végrehajtása és a vonatkozó riportok készítése

Clearing & Call Center Team

Itt szintén egy-egy csoport támogatja az Egyesült Királyságot, Franciaországot és Németországot. A csapatok fő célja a beszállítók és az adott üzleti egység közötti kapcsolattartás, a beszállítói számlákhoz kapcsolódó problémás ügyek, például mennyiségi és ár eltérések megoldása, folyószámla egyenegek tisztázása az üzletmenet folytonossága biztosításának érdekében.Részletesebben ez a következőket jelenti:

• Az Invoice Matching team által felfüggesztett számlákhoz kapcsolódó problémák megoldása, kapcsolatba lépve a szállítókkal, a megrendelőkkel, az áru/szolgáltatás átvevőivel, a költségek jóváhagyóival
• A szállítóktól és üzleti egységektől telefonon, vagy elektronikus levélben érkező kérdések megválaszolása
• A szállítók felé lejárt kötelezettségek és a szállítóknak fizetett előlegek követése, ellenőrzése
• A szállítói folyószámla és nyitott tételek egyeztetése
• KPI jelentések készítése és a SOX megfeleléssel kapcsolatos folyamatok

Payment Team

A csoport fő feladata, hogy a nyitott és esedékes tételek kifizetése napi szinten megtörténjen a szolgáltatást igénybe vevő négy országban (Németország, Franciaország, Egyesült Királyság, Lengyelország) szoros együttműködésben a Treasury csapattal. Részletesebben:

• A Payment folyamat végrehajtása, előre meghatározott időpontokban
• A visszautasított tételek ellenőrzése
• A kifizetések előtt az esetleges dupla tételek kiszűrése
• A hibás kifizetések összegyűjtése és ellenőrzése
• Részvétel a heti kifizetési tervek elkészítésében
• KPI jelentések készítése és a SOX megfeleléssel kapcsolatos folyamatok

Integration&Master Data Team

A csoport támogatja az egész TS osztályt a napi működésben és feladata a szállítói adatok karbantartása az SAP rendszerben az Egyesült Királyságra, Franciaországra, Németországra, Lettországra, Csehországra és Lengyelországra vonatkozóan. Részletesebben:

• Szállítói adatok létrehozása és módosítása az SAP-ban, a vonatkozó dokumentáció és jóváhagyás ellenőrzése mellett
• A szállítói adatok ellenőrzése és frissítése rendszeresen, illetve az egyes országból érkezett kérések alapján
• A nem aktív szállítók ellenőrzése és lezárása az SAP-ban, az országok beszerzési csoportjaival együttműködve
• SAP tréningek és támogatás nyújtása a TS csoportjai részére
• Jelentések és elemzések készítése a különböző TS tevékenységekre vonatkozóan
• TS tevékenységekhez kapcsolódó SAP felhasználói jogosultságok rendszeres felülvizsgálata
• A fuvarózók nevében kiállítandó számlák folyamatának végrehajtása
• KPI jelentések készítése és a SOX megfeleléssel kapcsolatos folyamatok

Fixed Assets Team

A csoport felelős a Cemex Németország állóeszközeivel kapcsolatos adminisztráció és könyvelés végrehajtásáért, együttműködve az országban dolgozó kollégáikkal. Főbb feladataik:

• A beruházások között rögzített tételek ellenőrzése
• Eszközök aktiválása
• A hónap végi értékcsökkenési kalkuláció futtatása
• A beruházásokkal kapcsolatos költségvetések ellenőrzése
• KPI jelentések készítése és a SOX megfeleléssel kapcsolatos folyamatok

Travel Expense Team

A csoport fő feladataa Cemex Németország munkatársai által leadott utiköltség elszámolások feldolgozása és ellenőrzése a dokumentumok, jóváhagyások és vállalati előírások alapján. Részletesebben:

• Részvétel az utielőlegek jóváhagyásának folyamatában
• Az utiköltség elszámolásokhoz csatolt számlák és nyugták ellenőrzése
• Az elszámolásokban fellelt hibák korrigálása
• Az elszámolások jóváhagyása és a vonatkozó könyvelések végrehajtása
• Az utielőlegekre vonatkozó nyitott tételek követése, ellenőrzése
• A HR osztály munkájának segítése a kilépőkkel kapcsolatos folyamatban
• KPI jelentések készítése és a SOX megfeleléssel kapcsolatos folyamatok

Cash Disbursement Team

A Cash Disbursement csoport fő feladatai a bankszámlakivonatok napi letöltése, a beszállítók számára történő kifizetések ellenőrzése és továbbítása a Treasury Team felé, az Egyesült Királyságra, Franciaországra, Németországra, Lengyelországra, Horvátországra és Írországra vonatkozóan. Részletesebben:

• Bankszámlakivonatok napi letöltése a megfelelő banki rendszerekből és az információ továbbítása a különböző vállalati csoportok részére
• A szállítók felé történő banki átutalások adatainak feltöltése, ellenőrzése és jóváhagyása a pénzforgalmi program (CMM) segítségével
• Az átutalási adatok feltöltése a banki rendszerekbe
• A napi tevékenységek precíz dokumentálása, a vonatkozó SOX megfeleléssel kapcsolatos ellenőrzések elkészítése és tárolása
• KPI jelentések készítése